Практические способы повысить продуктивность, отсекая лишнее от Елены Клишиной, эксперта в личной эффективности

.

Елена Клишина — бизнес-тренер, эксперт в области управления,
коммуникаций, повышения деловой и личной эффективности.
Практик с многолетним опытом работы в крупнейших российских
и западных компаниях в сфере менеджмента, продаж и обучения.

Самая главная беда нашего времени — распыление внимания. Лавина информации обрушивается на наши бедные головы и требуется навык, чтобы не захлебнуться в этом информационном потоке. А технологии, призванные  сделать нашу жизнь лучше, постепенно полностью овладевают вниманием и практически установили над нами тотальное господство.

Давайте представим рабочий день обычного офисного сотрудника. Как проходит этот день?

Вы садитесь написать важный отчет, в этот момент «дзынь»,  всплывает напоминание о почте. Ага, письмо от босса с очередным поручением, которое надо сделать «вчера», вы отвлекаетесь, собираетесь тут же решить эту задачу, подходит коллега и спрашивает, как вам вчерашняя премьера.  Вы несколько минут разговариваете, и только собираетесь сесть за отчет, тут снова «дзынь», на телефоне оповещение, что ваш приятель прокомментировал ваш пост, вы открываете фейсбук и зависаете во френдленте еще на полчаса, ставя лайки на новые фотографии друзей. Тут уже приходит время обеда, вы обедаете с коллегами, после снова садитесь за отчет и, о, черт,  вспоминаете, что еще не выполнили поручение босса из письма, а еще надо позвонить родителям, записаться к врачу и вообще… И так проходит целый день. А по итогам: ни-че-го не сделано. А все бесконечные отвлечения и ощущение бездарно потраченного времени.

По статистике, среднего менеджера отвлекают каждые 8 минут. Предположим, каждое отвлечение – в лучшем случае 3 минуты. А это уже 3 часа в восьмичасовом рабочем дне. А еще не забывайте, что нам требуется порядка 10-20 минут на раскачку, чтобы выйти на прежний уровень продуктивности, который был, до того как нас прервали. Тогда получаются вообще страшные цифры. А работать когда? Вот отсюда берутся наши переработки, неудовлетворенность и стресс как итог.

Процессор перегружен, мы не успеваем обрабатывать всю информацию, постепенно нарастает непонимание, раздражение и стресс.  Бесконечно хочется нажать «resert». И сделать перезагрузку.

Что делать? Как самому управлять входящими потоками, работать с отвлечениями, чтобы не становиться «рабом лампы»?

Я задалась этим вопросом лет 13 назад, в пору работы менеджером в крупнейшем российском банке. И когда мои среднестатистические задержки на работе стали превышать 4-5 часов ежедневно, а лицо приобрело странный зеленоватый оттенок :), вот тогда я первый раз решила: «Так больше жить нельзя».

Поэтому модные в то время веяния в виде тайм-менеджмента были очень актуальны. Пройдя несколько тренингов и прочитав уйму книг, я основательно взялась за свою жизнь и мне удалось снизить количество задержек и значительно повысить продуктивность. Затем, постепенно, все больше увлекаясь направлениями в сфере эффективности, управлением энергией и целями, постепенно выработалась своя система работы с пожирателями, которая помогает нейтрализовать поглотителей времени мне и моим клиентам. Я далеко не робот и живу в комфортном для меня ритме, люблю новые гаджеты и активно их использую,  но иногда провожу «чистку», ужесточаю меры, чтобы не распыляться.

И здесь хочу поделиться несколькими основными способами по работе с отвлечениями, которые накопились за эти годы и помогают мне и клиентам быть продуктивнее. Возможно, некоторые рекомендации могут показаться жестковатыми, вместе с тем, я убеждена, что в наш информационный век иначе никак. Либо ТЫ жесток с пожирателями времени, либо ОНИ с тобой :) Решать вам.

Не все будет работать именно с вами, но какой-то набор инструментов и хаков в сфере продуктивности, управления временем и энергией вы, надеюсь, сможете применить. Здесь я собрала и свои находки и рекомендации гуру по продуктивности. А если вы добавите свои способы, буду рада!

Ну что, поехали:

Начну с рекомендаций для инфоманьяков, как я. Давайте вернемся к той стопке непрочитанных книг, папке купленных, но не пройденных электронных курсов на компьютере и закладок в сети на непрочитанные статьи, до которых никак не доходят руки.

Во первых, все эти «непрочитанные» вещи, как и все незавершенные дела, сосут из нас энергию и только способствуют росту неудовлетворенности, поэтому, выход один — самому брать быка за рога и начинать фильтровать всю входящую информацию и работать с отвлечениями.

Итак, как не утонуть в информации:

  • Сядьте на низкоинформационную диету. Первый раз я услышала эту фразу у Тимоти Ферриса и она мне очень помогла.
  • Установите фильтры.Любая информация, которую мне хочется проглотить проходит проверку стоп-вопросом: «Как эта инфо пригодится мне в ближайшее время»? И если ответ отрицательный, то я откладываю ее на момент надобности. Например, я читаю дополнительную литературу по теме предстоящего тренинга непосредственно перед тренингом, чтобы она была актуальна.
  • Ограничьте количество новостей в жизни.Ничего важного вы не пропустите, уверяю. Все самое важное вам обязательно расскажут. Я читаю заголовки в новостной ленте в интернете и если что-то мне особенно интересно, захожу и трачу на это не более 2 минут в день.
  • Откажитесь от телевизора или ограничьте время на него. Вся телеиндустрия заточена на то, чтобы удерживать вас у телеэкранов. Таким образом, они реализуют свои цели, а вы — нет. Вы просто тратите время своей жизни. Другой вопрос, если телевизор помогает вам расслабиться, но для этого хватит полчаса-час в день.

    • Немножко цифр. По статистике средний человек тратит на телевизор порядка 3-6 часов в день, это 45-90 дней в году. 3 месяца жизни! Вы только представьте, как бы изменилась ваша жизнь, если бы вы потратили это время на улучшение ее качества! Хотя, я почему-то уверена, что среди наших читателей мало любителей посидеть перед телевизором :).

  • Абсолютно то же самое касается соц. сетей. Многие мои друзья и коллеги уже много лет не смотрят телевизор, но благополучно заменяют его социальными сетями и сами не замечают, какое колоссальное количество времени тратят впустую. У большей половины участников наших курсов и тренингов, основной поглотитель времени – социальные сети.

    • Итак, ограничьте время в соц. сетях. Либо используйте их функционально. Моя новостная лента настроена так, что я читаю только анонсы по интересным мне темам и новости интересных мне людей.

  • Используйте правило «50 на 10»,то есть 50 минут продуктивной работы без отвлечений и 10 минут вознаграждения в социальных сетях в виде блуждания по френдленте и нажимания лайков).
  • Раз в неделю или раз в день делаем полный отказ от гаджетов. Никаких телефонов, айпадов, ноутбуков и даже книг. От-дох-ните! Сконцентрируйтесь на мире вокруг, на зелени листьев, голосах друзей, музыке, ощущениях тела. Хватит жить в вымышленном мире.

    • Меня удивляет, когда я вижу бесконечные посты и фотографии в фейсбуке о хронологии ежедневных действий знакомых и коллег и возникает вопрос, а когда они успевают жить и успевают ли, если вся жизнь происходит через призму инстаграмма и фейсбука и сколько драгоценного времени уходит на то, чтобы сфотографировать и запостить, вместо того, чтобы продышать и прочувствовать жизнь.

    Я, как никто понимаю, что социальные сети — прекрасный инструмент найти единомышленников, поделиться важным с миром, пообщаться с интересными тебе людьми, не говоря уже о возможностях маркетинга и продвижения идей, но здесь очень важно соблюсти эту тонкую грань между реальной и виртуальной жизнью и не стать зависимым от внешних факторов, как лайки и комментарии, а осознанно проживать свою жизнь.

    Едем дальше:

  • Освобождайте свой мозг — постоянно сбрасывайте всю информацию в одно место, это может быть список в ежедневнике, на планшете или компьютере, желательно, чтобы носитель информации был один. И ежедневно разбирайте свой единый список и структурируйте информацию. Главное, не пытайтесь удержать весь хаос идей, мыслей и дел в голове. Нажимайте кнопку «сброс». Чтобы структурировать хаос, я использую mind maps или интеллект-карты.

    • Медитируйте, расслабляйтесь, занимайтесь фрирайтингом, только не держите все в оперативной памяти, если не хотите «зависнуть».

    Это особенно важно, если вам нужно принять качественное решение, нагенеририть идей. Здесь вы должны оставить все заботы позади и освободить голову, полную стереотипов, для новых идей и свежих решений. А для этого просто запишите все хаотические мысли на бумагу, опустошите ваш драгоценный сосуд и вперед к новым идеям!

  • Не бойтесь списков.Это не западня, как думают иррационалы — это свобода, свобода вашего разума думать о том, что действительно важно, а не застревать в ворохе пролетающих идей и мыслей.
  • Разберитесь с телефоном.Мы и не заметили как стали рабом наших гаджетов. Один телефонный звонок может разрушить наши грандиозные планы. А ведь ни-че-го не случится, если вы ответите не сразу, а чуть-чуть позже. Только, если вы не сотрудник МЧС и скорой помощи. Для меня это понимание пришло во время тренингов. Когда я веду тренинг, естественно, что я недоступна по телефону, но я всегда перезваниваю в перерывы, в конце дня или через день, в зависимости от актуальности.

    • Когда я поняла, что мир не рушится, если я не перезваниваю сию минуту, я стала применять эти же навыки и в обычной жизни и частенько ставлю телефон на беззвучный режим, когда решаю серьезные задачи и перезваниваю, когда могу. Причем, я коплю звонки и потом отвечаю на все сразу. Значительная экономия времени. Здесь я полностью согласна с Дэном Кеннеди, который сказал об этом в свойственной ему манере:

    «В жизни нет ничего такого, что нельзя отложить на часок. Или на пару часов. У всех своя специфика, но никто не должен быть всегда доступным для входящих звонков. Это все равно что ходить с табличкой «Пни меня» на спине. Если вы принимаете все входящие звонки, значит постоянно прерываете работу над задачей известной вам важности в пользу вопроса или лица неизвестной важности. Вы отдаете контроль над своим временем неизвестному. И это будет выматывать вас, но вы так и не будете успевать главное».

    Постепенно вы приучите своих клиентов, друзей и близких уважать время и начнете уважать его сами.

  • Снизьте, наконец, количество проверок электронной почты. Так же, как и телефон, соц. сети, электронная почта стала настоящим хронофагом, который бесконечно пожирает ваше время.  А все потому, что мы считаем, что должны мгновенно реагировать на каждое прилетающее письмо. Помните, мы должны действовать не реактивно, а проактивно, управлять самому. Абсолютно необязательно смотреть только что пришедшее письмо. Гораздо эффективнее сделать несколько временных блоков для проверки почты. Нет ничего такого сверхсрочного, на что вы не можете взять мини тайм-аут.

    • На тренингах всегда видно, чем выше уровень руководителя, тем меньше он отвлекается на телефон и почту, а часто не отвлекается вообще, так как умеет расставлять приоритеты и концентрироваться. А если участник постоянно на телефоне, то это сразу показатель человека, не умеющего организовать свое время, как правило начинающего сотрудника, который служит всем, но только не себе. Телефон часто служит показателем собственной востребованности, хотя, скорее это мнимая нужность и показатель того, что мы не в состоянии организовать свое пространство.

  • Отключите push-up уведомления соц. сетей и оповещения почтыи проверяйте их тогда, когда вы действительно этого хотите, а не тогда, когда хотят этого от вас.
  • И самое важное, научитесь вежливо говорить «нет» ненужным делам и людям.Вы наверняка замечали, как много времени и энергии уходит на пустые разговоры и занятия. А мы не можем найти правильных слов, чтобы вежливо отказать человеку или дать понять, что мы заняты. Хорошая новость, что умение говорить «нет» — это навык и ему можно и нужно учиться. В тренингах по коммуникациям – это самый частый запрос участников.  Как это делать обязательно напишу в отдельной статье.

    • О том, как внедрить эти привычки в свою жизнь, читайте в рассылке, сообществах Facebook и в VKontakte.

    Будьте в меру жесткими, не идите на поводу у информации и отвлечений. Мы живем в информационном веке, так надо использовать информацию и технологии себе во благо, а не становиться их рабами. В сегодняшней ситуации мы прекрасно видим, как легко управлять нами через информационные потоки. Не будьте рабами, распоряжайтесь своей жизнью сами. Фильтруйте, блокируйте, отказывайте. Это ваша жизнь, ваше настроение, ваша территория.

    Успехов вам!
    Ваша Елена Клишина,
    сайт easy-steps.ru

    .